HUISHOUDELIJK REGLEMENT POPKOOR “in CTRL” 

Popkoor “in CTRL” is opgericht op 1 januari 2010 onder de vlag van muziekschool Musica Allegra. Op 26 mei 2011 is het koor formeel een vereniging met volledige bevoegdheid geworden en staat het als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het koor beschikt over statuten en een huishoudelijk reglement. Dit reglement fungeert als een set afspraken waaraan het bestuur, de koorleden, de dirigent en de leden van de muzikale ondersteuning zich moeten houden. Daarnaast beschikt het koor over een privacy reglement. 

1. 1. DOEL

Het doel van de vereniging is het beoefenen en bevorderen van de zangkunst, in het bijzonder op het gebied van lichte muziek en hetgeen daarmee verband houdt. Dat gebeurt door het houden van repetities en het geven van concerten en optredens. Gestreefd wordt naar een koor met kwaliteit. Daarnaast wil het koor enthousiasme uitstralen. Het koor zingt een populair repertoire. De leden kunnen hun voorkeur voor het repertoire aangeven, maar de dirigent heeft het laatste woord.  

2. HET BESTUUR
3. Een bestuurslid wordt door de leden van het koor gekozen voor de duur van drie jaar. Een bestuurslid is daarna telkens herkiesbaar voor een periode van drie jaar.
4. Om zich verkiesbaar te kunnen stellen voor het bestuur dient men minimaal één jaar lid te zijn van het koor tenzij zich een situatie voordoet als bedoeld in artikel 11, tweede lid van de Statuten.
5. Het bestuur telt minimaal drie en maximaal zeven leden.
6. d. Het bestuur maakt een rooster van aftreden dat jaarlijks na afloop van de algemene vergadering wordt geactualiseerd. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, treedt zijn vervanger in diens plaats in het rooster van aftreden.
7. e. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een penningmeester en een secretaris, eventueel aangevuld met een of meerdere gewone bestuursleden.
8. f. De bestuursfuncties worden verdeeld in de eerste bestuursvergadering na de algemene vergadering.
9. g. Een bestuurslid kan meerdere bestuursfuncties bekleden, maar de drie functies van voorzitter, secretaris en penningmeester mogen niet in één persoon worden verenigd.
   Het bestuur kan een koorlid een volmacht verlenen voor het uitvoeren van bepaalde bestuurstaken.
10. h. Het bestuur en de individuele bestuursleden zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan haar leden.
11. Het bestuur is er voor het koor, zorgt voor randvoorwaarden, organisatie en de externe contacten.
12. 3. WERKWIJZE BESTUUR
13. Het bestuur komt minimaal zes keer per jaar in vergadering bijeen, ten einde uitvoer te geven aan de haar opgedragen taken.
14.  Alle bestuursleden worden geacht de vergadering bij te wonen.
15. Indien het aantal aanwezigen minder dan drie is, wordt een nieuwe vergaderdatum bepaald.
16. Bij de start van ieder verenigingsjaar (kalenderjaar) worden de data van de bestuursvergaderingen vastgesteld.
17. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. Bij zijn/haar afwezigheid zal een van de andere bestuursleden de vergadering leiden.
    De voorzitter sluit de bespreking over een bepaald onderwerp, tenzij de meerderheid van het aantal aanwezige leden voortzetting wenst.
    Verder heeft de voorzitter tot taak het: 
    – leiding geven aan het bestuur;  
    – voeren van het dagelijks beheer van de vereniging, samen met de overige leden  
      van het bestuur;  
    – vertegenwoordigen van de vereniging;  
    – uitvoeren en bewaken van de afgesproken besluitvormingsprocedures en  
      adequate communicatie met alle betrokkenen omtrent ontwikkelingen en  
      genomen besluiten;  
    – toezicht houden op een correcte uitvoering van de statuten, het huishoudelijk  
      reglement van de vereniging en het privacyreglement; 
    – contact met de dirigent en de muzikale begeleiding. 
18. De voorzitter heeft ten allen tijde het recht inzage te krijgen in de bescheiden van de andere bestuursleden.
19. g. De secretaris is belast met het bijeenroepen van de bestuursvergaderingen en met het verzorgen van de agenda en de notulen van elke vergadering. Tevens verzorgt hij/zij de correspondentie, de contracten, de ledeninschrijving en ledenadministratie van de vereniging. Notulen van vergaderingen zijn altijd bij de secretaris op te vragen. De secretaris is verder belast met het vormen van een (digitaal) dossier/archief (het bewaren van officiële stukken, programma’s van optredens, foto’s, krantenartikelen etc…), de planning van repetities en repetitieruimte.
    De secretaris houdt tevens de absentielijsten van alle officiële ledenvergaderingen bij. Op de algemene ledenvergadering brengt hij/zij het jaarverslag uit.
20. h. De penningmeester is belast met de financiële administratie en handelingen van de vereniging. De penningmeester verzorgt de aanvraag voor een gemeentelijke subsidie, inclusief de aanvraag voor vaststelling van de voorlopig verleende subsidie. De penningmeester is verder belast met het bestellen van muziek. Op de algemene ledenvergadering zorgt de penningmeester voor een financieel jaarverslag en een prognose voor het lopende/volgende jaar.
21. i. Bestuursleden gaan voor zover de betreffende kosten niet in de begroting zijn opgenomen geen verplichtingen aan groter dan € 250,- zonder overleg met en toestemming  van de overige bestuursleden. Voor zover kosten wel in de begroting zijn opgenomen gaan bestuursleden geen verplichtingen aan groter dan € 500,- zonder overleg met en toestemming van de overige bestuursleden. Indien in afwijking hiervan toch verplichtingen aangegaan worden, zijn de betreffende bestuursleden hiervoor hoofdelijk aansprakelijk.
22. j. Bestuursleden gaan geen verplichtingen aan groter dan € 000,- zonder toestemming van de algemene ledenvergadering. Indien er toch verplichtingen aangegaan worden, zijn de betreffende bestuursleden hiervoor hoofdelijk aansprakelijk.
23. k. Binnen het bestuur worden in overleg de volgende taken verdeeld:
    – Public relations (verder Pr);
    – Lief & Leed;  
    – Ledenwerving (indien daartoe in het bestuur wordt besloten); 
24. – Het bestuurslid dat belast is met de Pr vraagt, indien daartoe aanleiding is, via
    plaatselijke en regionale media aandacht voor optredens en concerten. Dit kan  
      door het zelf schrijven en aanbieden van artikelen dan wel door het uitnodigen   
      van de media voor optredens en concerten, ten behoeve van het in de publiciteit   
      brengen van nieuwsberichten.  
    – Indien het koor een eigen concert geeft, zorgt het bestuurslid voor het regelen en  
      (doen) verspreiden van affiches en flyers.  
    – Het bestuurslid is verder belast met het (onder)zoeken van mogelijkheden om het  
      koor te laten optreden al dan niet in samenwerking met andere koren of  
      muziekverenigingen. Het bestuurslid bewaakt in dit kader het aantal optredens   
      in het kader van het gemeentelijk subsidiebeleid.  
    – Na goedkeuring van het optreden door het bestuur organiseert het bestuurslid alle  
      praktische zaken rondom het optreden. Hij/zij is daarbij zowel voor koorleden  
      als voor derden het aanspreekpunt. 
    – Het bestuurslid is belast met het opzetten en onderhouden van een Website.  
    – Het bestuur kan de uitvoering van de taken ook mandateren aan de  
      concertcommissie dan wel aan individuele leden, dan wel zich door leden van de  
      concertcommissie dan wel individuele leden laten bijstaan. 
25. Het bestuurslid dat belast is met Lief & Leed zorgt ervoor dat in geval van heugelijke dan wel droeve persoonlijke omstandigheden, waaronder huwelijk, geboorte, ziekte en overlijden, een kaart dan wel attentie naar het betreffende koorlid wordt gestuurd dan wel bezorgd. Hiertoe is van belang dat het bestuur op de hoogte is/wordt gesteld van dergelijke persoonlijke omstandigheden.
26. Indien en voor zover nodig zal een bestuurslid worden belast met het werven van nieuwe leden. De wijze waarop zal worden getracht leden te werven wordt in het bestuur besproken.
27. o. Besluitvorming:
    – Over de totstandkoming van besluiten vindt stemming plaats.
    – Er is een algemene meerderheid nodig om een besluit doorgang te laten  
             
    –  Van de uitkomst van elke stemming wordt melding gedaan in de notulen. 
28. p. Het bestuur is bevoegd onder haar verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies waarvan de leden door het bestuur worden benoemd.
    Indien het bestuur van mening is dat een commissie overbodig is geworden kan het bestuur besluiten tot opheffing van deze commissie.
    Leden van een commissie, die niet of niet goed functioneren binnen een commissie, kunnen door het bestuur, in goed overleg met de andere leden van deze commissie vervangen worden. 
29. q. Commissies doen verslag van hun werkzaamheden aan het bestuur.
30. r. Leden mogen geen enkele verplichting aangaan namens “in CTRL” zonder toestemming van het bestuur. Indien leden toch een verplichting aangaan zijn ze hiervoor hoofdelijk aansprakelijk.
31. COMMISSIES
32. Het bestuur kan voor het verrichten van omschreven taken en werkzaamheden commissies en/of werkgroepen instellen
33. Een commissie of werkgroep bestaat uit leden van het koor onder verantwoordelijkheid van een bestuurslid.
34. Iedere commissie is verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Als een commissie kosten moet maken, wordt dit in overleg met en na goedkeuring door het bestuur gedaan. De commissie kan hiertoe werken met een vooraf bij het bestuur in te dienen begroting.
35. Er is een toelatingscommissie, bestaande uit een bestuurslid en een koorlid. De commissie wordt aangevuld met de dirigent. De dirigent neemt in aanwezigheid van de overige commissieleden bij een kandidaat-koorlid een stemtest af. De commissie adviseert het bestuur over toelating van het kandidaat-koorlid.
36. Vervallen.
37. Er is een concertcommissie, bestaande uit de dirigent en ongeveer 7 koorleden. De commissie zorgt in geval van een concert voor de organisatie en ondersteuning in brede zin. De commissie stelt het repertoire vast. Indien en voor zover geen overeenstemming daarover wordt bereikt heeft de dirigent een beslissende stem. Het bestuur dient in dat geval haar goedkeuring te geven. De commissie bepaalt verder in welke kleding wordt opgetreden alsmede de kleuren van de kleding. De concertcommissie heeft de bevoegdheid het bestuur te adviseren ten aanzien van andere optredens en kan daartoe optredens voorleggen aan het bestuur.
38. g. De activiteitencommissie verzorgt jaarlijks minimaal één activiteit voor het koor. Gedacht kan worden aan een barbecue of een workshop.
39. Iedere commissie kiest uit haar midden een voorzitter. De voorzitter legt namens de commissie verantwoording af aan het bestuur op een door het bestuur aan te geven wijze.
    Een afvaardiging van de concertcommissie kan worden verzocht aan te schuiven bij de bestuursvergadering om een toelichting te geven op ontwikkelingen binnen de concertcommissie dan wel andere van belang zijnde informatie waarvan het bestuur op de hoogte dient te zijn. Desgewenst kan de concertcommissie vragen om aanwezigheid van een afvaardiging van het bestuur bij haar vergaderingen.
40. 5. LIDMAATSCHAP 
41. Zij die de leeftijd van 16 jaar bereikt hebben en het doel en de statuten van de vereniging onderschrijven kunnen lid van de vereniging worden. 
42. Het bestuur kan, in overleg met de dirigent, overgaan tot het tijdelijk invoeren van een ledenstop, dan wel een ledenstop voor bepaalde stemmen.
43. c. Personen, die aan het bestuur te kennen hebben gegeven als lid van de vereniging te willen toetreden, krijgen ter kennismaking eerst de gelegenheid twee repetitie-avonden bij te wonen. Voor deze twee repetitieavonden is geen contributie verschuldigd. Daarna wordt door de dirigent in aanwezigheid van de toelatings- commissie een stemtest gedaan en volgt er een advies aan het bestuur betreffende de toelating van de kandidaat tot het koor.
44. d. Als de kandidaat na toestemming van het bestuur lid van de vereniging wil worden meldt hij/zij dit bij de secretaris en verstrekt hij/zij de secretaris de voor de administratie benodigde gegevens.
45. De contributie betaling gaat in na de twee gratis repetities bedoeld onder c., een en ander voor zover de kandidaat is toegelaten tot het koor.
46. f. Van de leden wordt verwacht dat zij zich actief inzetten voor het koor, gedurende repetities, concerten en andere activiteiten die direct of indirect materieel en of immaterieel bijdragen aan het koor.
47. De leden zijn verplicht adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan de secretaris door te geven.

6. 6. REPETITIES, OPTREDENS EN CONCERTEN
7. De repetities vinden plaats elke maandagavond van 20.00 uur tot 22.00 uur. In overleg met de dirigent, bestuur en koorleden kan hiervan, indien nodig, worden afgeweken.
8. Er wordt gerepeteerd in een ruimte van basisschool De Horizon, Meipoortwal 1 te Doesburg. Tijdens de repetities worden de huisregels van de locatie nageleefd.
9. c. Van de leden wordt verwacht dat ze zo veel als mogelijk aan repetities, concerten en eventuele andere activiteiten deelnemen.
10. d. Koorleden die niet kunnen deelnemen aan een repetitie of concert melden zich tijdig af via de website. Voor andere activiteiten dienen koorleden zich af te melden bij de organisatie.
11. e. Van de koorleden wordt verwacht dat zij op tijd aanwezig zijn. Indien een koorlid met regelmaat te laat dan wel niet komt op een repetitie zonder bijzondere reden en zonder voorafgaande melding, spreekt het bestuur hem/haar daarop aan. Wijzigt het koorlid zijn gedrag niet dan volgt een schriftelijke waarschuwing. Indien het koorlid daarna opnieuw met regelmaat te laat dan wel niet komt, dan wordt het koorlid geschorst.
12. f. Incidenteel kan er op een andere avond of op een andere tijd worden gerepeteerd. Tijdens de repetitie is er een pauze van circa 15 minuten.
13. g. Indien een lid een repetitie, optreden of concert heeft gemist, dan is het lid zelf verantwoordelijk om te controleren of er tijdens die repetitie of dat optreden of concert bijzondere afspraken zijn gemaakt of mededelingen zijn gedaan.
14. h. Gestreefd wordt naar minimaal 5 optredens/concerten per jaar, waarvan 4 binnen Doesburg. 
15. i. Indien het koor wordt gevraagd voor een optreden in de private sfeer, bepaalt het bestuur in overleg met de dirigent de haalbaarheid daarvan.
16. j. De leden worden zo snel mogelijk geïnformeerd over data waarop het koor optreedt of een concert geeft.
17. k. Tijdens optredens en concerten geldt een door de concertcommissie te bepalen kledingvoorschrift.
18. l. Een lid dat herhaaldelijk (met of zonder geldige reden) afwezig is geweest tijdens repetities kan door de dirigent of bestuur de deelname aan optredens en/of concerten ontzegd worden.
19. 7. CONTRIBUTIE
20. De contributie wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld en is over 12 maanden verschuldigd. 
21. Contributie wordt per kwartaal of per half jaar bij vooruitbetaling voldaan bij voorkeur door middel van automatische incasso. Ieder lid dient daartoe door middel van het invullen en ondertekenen van een formulier aan het bestuur kenbaar te maken of hij/zij toestemming geeft voor incasso door het bestuur. De incasso vindt plaats in de maanden februari, mei, augustus en november in geval van betaling per kwartaal en in februari en augustus in geval van betaling per half jaar.
22. In geval een lid afziet van automatische incasso dient de contributie per kwartaal of per half jaar bij vooruitbetaling te worden voldaan door overschrijving op het bankrekeningnummer van “in CTRL” (IBAN: NL10INGB0004377547 ten name van de penningmeester o.v.v. contributie + periode en naam koorlid). Vervaldatum is de eerste dag van het begin van elk kwartaal.
23. d. Indien het lidmaatschap van de vereniging in de loop van de maand aanvangt, wordt de contributie geheven met ingang van de volgende maand.
24. e. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie te verlenen.
25. f. Als een lid haar contributie niet tijdig betaalt, wordt omstreeks de 15de van de maand per e-mail of voor zover men niet over een e-mailadres beschikt per post een betalingsherinnering verstuurd met het verzoek binnen 14 dagen aan de betalingsverplichting te voldoen. Wordt ook aan de betalingsherinnering geen gehoor gegeven, dan verstuurt het bestuur omstreeks de eerste van de volgende maand een aanmaning per post met de waarschuwing dat indien binnen veertien dagen geen betaling is gevolgd, het lid zal worden geschorst. Als de betalingstermijn is verstreken en geen betaling is ontvangen, stuurt het bestuur een schorsingsbericht naar het koorlid. Het lid kan de schorsing alleen ongedaan maken door betaling van alle achterstallige termijnen.
26. g. Het lid is gedurende de schorsing niet gerechtigd repetities, optredens of concerten bij te wonen als koorlid.
27. h. Wordt de contributie ook dan nog niet binnen een maand over de vervallen termijn(en) betaald dan leidt dit tot ontzetting van het lidmaatschap. Het lid wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.
28. 8. BEËINDIGING LIDMAATSCHAP
29. Het lidmaatschap eindigt door schriftelijke opzegging voor de eerste van de maand, waarbij een opzeggingstermijn van één maand geldt.
30. De contributie dient na opzegging nog één hele maand te worden voldaan. Teveel betaalde contributie wordt door de penningmeester terugbetaald.
31. Bij opzegging dienen alle zaken die door het bestuur in bruikleen zijn gegeven, zoals muziek en mappen, ingeleverd te worden.
32. Tot opzegging of ontzetting namens de vereniging kan het bestuur besluiten indien een lid handelt in strijd met de statuten, het huishoudelijk reglement of besluiten van de vereniging of als van de vereniging redelijkerwijs niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren.
33. Het koorlid kan tegen het onder d bedoelde besluit binnen een maand schriftelijk in beroep gaan. Het beroep wordt op een algemene ledenvergadering behandeld.
34. 9. ALGEMENE LEDENVERGADERING
35. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
36. De algemene vergadering (jaarvergadering) wordt in maart van ieder jaar gehouden. 
37. De algemene vergadering wordt geleid door de voorzitter of diens plaatsvervanger.
38. d. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde:
    – het secretarieel jaarverslag van de vereniging;
    – het financieel jaarverslag en de begroting voor het lopende jaar; 
    – het verslag van de kascommissie; 
    – benoeming kascommissie; 
    – bestuursverkiezing (voor zover van toepassing); 
    – jaarplanning; 
    – rondvraag voor inbreng van de leden.  
39. Het secretarieel jaarverslag dient een overzicht te geven van:
    – de samenstelling van het bestuur;
    – aftredende leden van het bestuur; 
    – kandidaten voor de bestuur vacature(s); 
    – activiteiten van de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar. 
40. f. De leden van de kascommissie worden voor een periode van twee jaar benoemd.
    Jaarlijks treedt minstens één van de leden af en wordt minstens één nieuw lid door de algemene ledenvergadering benoemd.
41. vervallen.
42. Na goedkeuring van het financiële beleid wordt het bestuur en in het bijzonder de penningmeester geacht te zijn gedechargeerd.
43. i. Andere algemene vergaderingen kunnen gehouden worden indien het bestuur dat wenselijk acht of op verzoek van de leden conform artikel 17 van de Statuten.
44. 10. DIRIGENT
45. De dirigent wordt benoemd door het bestuur. 
46. Middels een dirigentenovereenkomst zijn de voorwaarden waaronder dirigent, vereniging en bestuur met elkaar samenwerken vastgelegd.
47. c. De dirigent heeft de artistieke leiding. Zij beslist in overleg met de muziekcommissie over het repertoire.
48. De dirigent is, samen met het bestuur, verantwoordelijk voor de goede gang van zaken tijdens repetities, optredens en concerten.
49. 11. MATERIALEN
50. Mappen voor de muziek en bladmuziek worden door het bestuur verstrekt en blijven eigendom van het koor. Voor de mappen met bladmuziek is een borg van
    € 10,- verschuldigd. Bij beëindiging dient de map met bladmuziek teruggegeven te worden aan de secretaris, waarna de borgsom wordt terugbetaald.
    De mappen bevatten bij de uitreiking het repertoire van het laatste concert en alle nummers die daarna nieuw erbij zijn gekomen. Na uitreiking van de mappen, dient bladmuziek door het lid zelf te worden geprint. De bladmuziek wordt per e-mail verstuurd en is ook via de website beschikbaar. 
51. Muziekwerken dienen met de grootste zorgvuldigheid te worden bewaard en mogen niet worden achtergelaten in de voor de repetities of optredens/concerten gebruikte lokaliteiten.
52. vervallen.
53. d. Indien er met deze materialen niet zorgvuldig wordt omgegaan en hieruit kosten voortvloeien, worden deze op het betreffende lid verhaald.
54. e. Beschikbaar gestelde muziek mag onder geen beding vermenigvuldigd worden.
55. PRIVACY
56. Het privacy reglement voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbecsherming. Het bestuur zorgt voor naleving van het privacy reglement.
57. Het privacy reglement is op de website voor ieder lid in te zien.
58. Personen, die aan het bestuur te kennen hebben gegeven als lid van de vereniging te willen toetreden, ontvangen bij de in te vullen formulieren een afschrift van het privacy reglement. Op de in te vullen formulieren moeten zij aangeven dat zij kennis hebben genomen van het reglement.
59. Voor promotionele doeleinden kunnen foto’s of video’s van een repetitie worden gemaakt. Deze beelden mogen alleen met toestemming van het bestuur worden gedeeld op sociale media, op flyers of anderszins. Een lid dat niet in beeld wil komen op sociale media, dient dit tijdig aan het bestuur bekend te maken, zodat daarmee bij het maken van de beelden rekening kan worden gehouden.
60. Foto’s en video’s van optredens/concerten waarop leden zijn te zien, mogen alleen na toestemming van het bestuur worden gedeeld op sociale media, flyers of anderszins. Indien een lid niet herkenbaar in beeld wil komen, dient hij/zij dit tijdig aan het bestuur kenbaar te maken, zodat daarmee rekening kan worden gehouden. 
61. 13. OVERIGE
62. De artikelen en bepalingen van het huishoudelijk reglement mogen niet strijdig zijn met de statuten.
63. In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
64. Besluiten tot wijziging van het huishoudelijk reglement worden genomen met een meerderheid van tenminste 2/3 der in een algemene ledenvergadering uitgebrachte stemmen.
65. d. Elk lid ontvangt bij aanvang van zijn lidmaatschap per e-mail of, bij gebrek aan een e-mailadres, schriftelijk een afschrift van de Statuten en het Huishoudelijk reglement.
66. e. Ook bij wijziging wordt een afschrift van de Statuten dan wel het Huishoudelijk reglement verspreid onder de leden.

Aldus goedgekeurd en vastgesteld door de algemene vergadering op 18 maart 2019.